Retos de la implementación de la Guía de Remisión Electrónica en el Perú

Business Empresarial.- Indudablemente, la digitalización es uno de los más importantes retos en la implementación de documentos electrónicos tributarios, ya que la transición de un modelo físico a uno digital requiere cambios en los procesos y en la forma de trabajo de las empresas, quienes muchas veces no están preparadas para dar un salto de esa magnitud.

En el Perú, la SUNAT viene desarrollando su normativa de digitalización de todos los documentos tributarios desde hace más de 10 años y de manera progresiva, incluyendo a la Guía de Remisión Electrónica, que está considerada desde el principio de la normativa de documentos electrónicos, siendo lo nuevo la obligatoriedad, ya que había estado como documento opcional.

Si bien, la implementación de guías de remisión electrónicas contribuirá a agilizar los procesos en las empresas, aumentar la competitividad y promover la productividad en las estructuras de negocio, esta transición representa algunos desafíos.

El primero es el económico; por ello todos los mandatos de digitalización de documentos tributarios empiezan con las empresas grandes, luego siguen las medianas, y finalmente los contribuyentes pequeños. Al estar los gobiernos alineados con los tamaños de las industrias, liberan la ola de mandatoriedad de acuerdo a la capacidad monetaria de los sectores económicos, dando tiempo a las empresas que tienen menos recursos para prepararse para el cambio.

El segundo reto está relacionado con la complejidad de la integración tecnológica entre empresas y proveedores, focalizada en la disrupción de su proceso de negocio y tecnología interna, ya que si es una empresa que terceriza el servicio de transporte, ésta debe asegurarse de que sus proveedores gestionen los documentos correctamente e integren sus sistemas con los mandatos tributarios en tiempo y forma. Además, para el caso de una empresa grande este escenario no es lo ideal, ya que no tendría acceso al sistema de su proveedor, por lo cual no podría consolidar sus libros de compras y ventas, entonces tendría que lograr que todos sus pilares tecnológicos se integren.

Como tercer desafío está el retorno al modelo antiguo de validación de documentos por la SUNAT, que si bien con un mercado más maduro, tecnología avanzada y mejora en los tiempos de respuesta, se espera no tener inconvenientes para validar las guías de remisión electrónicas con la agilidad que requiere la actividad de transporte. En este caso, se está dejando de lado la función del OSE (Operador de Servicio Electrónico) como validador, porque en la gestión de transporte de bienes hay más actores involucrados e información para verificar con diferentes entidades del estado, que incluye no solo a la mercancía transportada, sino a la persona que conduce y al vehículo usado, para así tener un seguimiento completo de lo que se está transportando.

En este sentido, lo complejo será lograr que toda la cadena logística se articule, ya que si uno de los actores que hacen parte del proceso falla, podría causar la caída de toda la operación. Por ello, la recomendación es elegir un sistema para la emisión de guías de remisión electrónicas que tenga la experiencia e infraestructura con altos estándares de calidad para asegurar la eficiencia en la mayor parte del proceso.

Respecto a las industrias afectadas por la normativa, destacan principalmente transporte, logística y retail. Por ejemplo, las empresas de consumo masivo que hacen venta itinerante, y salen diariamente con 100 cajas de productos para distribuir en diferentes cantidades a las bodegas, deberán ir generando guías de remisión electrónicas por cada movimiento que realicen y al instante.

Otro caso son las empresas de logística que despachan miles de camiones cada noche y deben emitir un volumen alto de documentos electrónicos para que su operación funcione con los tiempos prometidos a sus clientes y en línea con el mandato vigente.

Para este tipo de empresas, es clave contar con un socio tecnológico que tenga una alta capacidad y experiencia para que los ayude a automatizar sus flujos de operaciones sin poner en riesgo su core de negocio.

En el caso de los emprendimientos de ecommerce que tienen un proveedor de transporte, la normativa aplica para estos, como la guía de remisión transportista. Entonces los negocios deben asegurarse de que el proveedor que utilizan esté cumpliendo con el mecanismo para transportar su mercancía.

Perú es el único país en Latinoamérica que tiene la guía de remisión de transportista y la guía de remisión de despacho. La primera la generan compañías de logística y transporte, y la segunda las empresas que manejan su propio transporte. El reto mayor será para quienes transportan sus bienes usando un proveedor externo.

El mercado peruano está preparado para la transición al modelo de documentos electrónicos tributarios, ya que cuenta con alrededor de 100 empresas que ofrecen soluciones para implementar las guías de remisión electrónica. La elección del aliado tecnológico ideal dependerá de las necesidades de cada empresa y su core de negocio, ya que los precios son muy variables y pueden partir desde la opción gratuita en la plataforma de SUNAT, hasta sistemas más completos y especializados que ofrecen integraciones flexibles de acuerdo al volumen de necesidad de cada empresa.

La recomendación es no esperar el último momento para hacer la implementación, ya que SUNAT ha prorrogado la obligatoriedad de este documento hasta el 31 de diciembre del 2023.