Acciones fundamentales antes de migrar a una despapelización organizacional

Un sistema con menos papel hace más rentable a la compañía y ayuda a gestionar archivos y documentos para que sean más accesibles a los trabajadores.

Business Empresarial.- La gestión documental es un proceso fundamental en el funcionamiento de una empresa. Este proceso debe tener un orden y organización adecuado para alcanzar la máxima eficiencia dentro de una organización. Sin embargo, muchos ignoran el gasto de papel que una gestión documental regular genera, especialmente en ciertas áreas, y a largo plazo esto puede costar mucho a la empresa.

Sobre este tema, Sonia Portugal, gerente general de Exact, señaló que: “pasar a un sistema con menos papel sin duda trae muchos beneficios para la empresa. Esta transición ayuda a tener una mejor gestión documental con formatos y tecnología de alta calidad. Estas nuevas soluciones informáticas no solo hará más rentable el quehacer de la compañía, sino que se podrán gestionar archivos y documentos para que sean más accesibles a los trabajadores; además de incrementar la productividad y aliviar a los empleados”.

Es importante identificar las áreas de la empresa que necesitan más papel. Por ejemplo, el área de facturación, recursos humanos o de finanzas y contabilidad, son los sectores más probables a generar más papeleo diariamente. Es por esto que estas áreas se benefician mucho de un sistema con menos papel, ya que cambiarían todas sus funciones de manera digital, ahorrando bastante tiempo de producción y gastos en el papeleo.

Las áreas que son las más recomendadas para que apuesten por estas nuevas soluciones son las que, en cuya gestión documental, requieren más tiempo. Por eso es necesario saber por qué toma ese tiempo, ya que puede ser que el proceso involucre llenar y encontrar constantemente archivos y papeleo.

Asimismo, una vez que los archivos estén escaneados digitalmente, se necesitará un software que permita gestionar dichos archivos para que así sean fácilmente accesibles a los empleados y para que también puedan tener un acceso al almacenamiento digital. Dicho software no solo permitirá organizar los documentos, sino también los mantendrá seguros. Los documentos podrán ser almacenados en los servidores de la compañía o en la ‘nube’.  

Adicionalmente, es importante contar con una empresa que guíe la transformación documental, ya que ellos quitarán una gran carga de encima al hacer la transición al sistema sin papel, ayudarán a simplificar el proceso escogiendo el mejor software que se adapte al modelo de la empresa y crear un flujo de trabajo que sea lógico para los empleados.