El Protocolo: Proyector eficaz de cultura e identidad
Escribe: Lic. Ronny Calagua Gavilán, Jefe de Relaciones Públicas y Protocolo del Fuero Militar Policial.
Business Empresarial.- El Protocolo tiene la cualidad de preservar la historia, respetar normas y tradiciones, proyectar la cultura corporativa y a la par de otras gestiones intangibles, evolucionar con propuestas y recursos que conjugan, lo mejor del pasado, la misión y objetivos del presente y la visión de futuro de una organización.
Si bien es cierto, las empresas ó instituciones no tienen la dimensión histórica y cultural de un país, desde el Protocolo, podremos identificar aspectos culturales únicos y relevantes, como por ejemplo el estilo de comunicación e interrelación, la forma como se recibe a los invitados, como se narra y muestra la historia institucional, como se manifiestan los valores, como se proyecta la identidad corporativa, cual es el estilo de vestimenta, como se usa el logotipo y los colores corporativos, como se presenta o implementa la zona de ingreso, la zona de espera y las oficinas o salas donde se realizarán las reuniones y eventos con nuestros distintos stakeholders.
La identidad corporativa se hace constantemente visible en el trabajo diario, en el ejercicio de las funciones asignadas y sobre todo en los eventos y actividades, porque son el espacio donde se transmite en vivo y en directo, los mensajes claves y donde se pone a prueba la capacidad de feedback que tiene la empresa con sus públicos.
El Protocolo permite establecer, según las características singulares de cada organización, los criterios de funcionamiento en diversas situaciones y actividades programadas tanto para el público interno como para el público externo; el nivel de detalle dependerá de la naturaleza, objetivos, alcance y grado de dificultad del evento.
En mi experiencia, estoy convencido que lo empresarial o corporativo requiere incorporar el Protocolo a sus eventos, no sólo para formalizar su organización, sino para tener un orden y mecanismos de acción desde la planificación hasta la ejecución de un acto. En tal sentido, como herramienta fundamental, recomiendo la elaboración de un Manual de Protocolo y Ceremonial que permita visualizar, entre otros, los siguientes puntos:
- Identificar y clasificar los eventos, dependiendo netamente de la labor y el sector donde se desarrolla la empresa. Podríamos tener, por ejemplo, actividades académicas, sociales, judiciales, empresariales, eclesiásticas, deportivas, castrenses, cívico patrióticas, institucionales, etc.
- Asignar un nivel de relevancia y alcance del evento, si son de carácter interno o externo, si su ejecución es dentro o fuera de la sede institucional, si es pública o reservada, etc.
- Conformar un equipo multidisciplinario que trabaje coordinadamente en el evento, estableciendo roles, acciones y responsabilidades en el control de los recursos humanos, logísticos y financieros.
- Elaborar normativa de procedimientos internos y establecer un cuadro de precedencias internas, según organigrama y otros criterios propios de la empresa.
- Definir un calendario de actividades institucionales, con eventos que son parte de la costumbre y tradición de la empresa, dejando siempre un espacio para nuevas actividades que se generen como resultado de campañas estacionales, ciclos de cambio y de la propia coyuntura.
- Hacer una revisión constante de los espacios protocolares, fijos y de tránsito, es decir desde la zona de ingreso, el estacionamiento, los ascensores, servicios higiénicos, la sala de espera, comedores, salones especiales para reuniones, la oficina de presidencia y otros. Tener a la mano una hoja donde indique sus dimensiones y el aforo sería ideal.
- Determinar y clasificar los presentes corporativos, según la relevancia de la visita y el acto a desarrollar.
- Contar con una zona especial destinada a la fotografías de la visita o el evento. Sería conveniente presentar en este espacio con algún estandarte, backing, banner o emblemas de la empresa.
- Establecer el mejor mecanismo para las atenciones (alimentación y bebidas) durante los eventos, es importante tener una lista de proveedores de servicios, que nos permitan contar con mobiliario, menaje, equipamiento y decoración que se ajusten al perfil de la empresa.
- Considerar procedimientos para asignar vehículos de cortesía a visitantes, el rol de estacionamientos disponibles, entre otros detalles.
El proceso de levantar la información para la creación de un manual de protocolo de una empresa o institución, exige conocer y comprender su cultura, su historia, la forma como se relaciona con sus públicos y la dinámica de sus actividades en los diferentes campos funcionales. Lo más difícil, luego de la construcción del manual es implementarlo y ejecutarlo, por lo que requiere una capacitación de quienes asuman este compromiso.
Concluyo afirmando que sí, a través del Protocolo es posible mostrar nuestra evolución histórica y encontrar la mejor versión de la empresa, sumando un insumo intangible más al éxito de una gestión.
