Dime, ¿para qué?

dime, ¿para qué?

Por Pablo Montalbetti

Business Empresarial.- Cada vez que encaramos un nuevo esfuerzo, actividad o proyecto, la primera pregunta que siempre debemos hacernos es “¿dime para qué?”. Puede sonar evidente, pero les aseguro que no lo es, pues las expectativas sobre los resultados pueden ser muy distintas. Comencemos explicando, a través de un ejemplo, las distintas dimensiones que puede tomar un proyecto, sea cual fuese el tema, en función al famoso “¿Dime para qué?”. Imaginemos que queremos conocer los costos de un producto. Pregunta “¿para qué?” Podríamos considerar: para reducir costos, para definir precios, para tener una estructura clara, para hacer un benchmarking y podría continuar. Es evidente que, en función de mi respuesta, el enfoque del proyecto puede cambiar radicalmente. Cambia el objetivo, el alcance, el nivel de detalle, definir quiénes debe participar, si lo realizo internamente o con terceros, cuánto estoy dispuesto a invertir, el nivel de confidencialidad de la información, quiénes deben saber del resultado, plazos, entre otros temas.

En el Planeamiento Estratégico pasa lo mismo, el manejo de expectativas es fundamental. Como resultado de haber participado quizá en más de cien planes estratégicos, quisiera darles tres modelos básicos en función del “¿Dime para qué?”.

El primer caso, un fin de semana de brainstorming, denominado muchas veces un workshop. Es decir, un trabajo de planeamiento básico, intensivo, de un fin de semana, donde se levanta información del grupo gerencial y, a veces, hasta de jefes. De cómo marcha la empresa, qué nos falta y que debemos hacer. Termina con un compromiso de los asistentes de culminar el trabajo realizado. Este workshop puede ser más elaborado, si hay un trabajo previo al fin de semana y un trabajo final de ordenamiento. Como mencionamos, puede ser suficiente si mi objetivo es reunir a las personas claves de la empresa y repasar la performance alcanzada.

El segundo caso de planeamiento, se requiere la elaboración de un documento base de orientaciones estratégicas. Es un trabajo más estructurado y elaborado que el anterior. Su ejecución puede llevar entre dos y cuatro semanas. Este trabajo, se realiza en base a formatos tipo y adecuado en función a las necesidades. Este es un método de trabajo es útil, eficiente y permite documentar las grandes definiciones de planeamiento. Normalmente, se trabaja con pocas personas y, a partir de este documento los participantes involucran a su personal directo para que desarrollen sus iniciativas estratégicas que, finalmente, son validados por la alta dirección.

En el tercer caso, asumamos que se quiere desarrollar un plan estratégico-integral, por llamarlo así. Un proyecto que puede tomar entre seis y diez semanas, en función de la dimensión de la organización. Haciendo una analogía, usted quiere ir a un médico clínico para que le realice un estudio completo y, finalmente, le proponga todo un plan de vida de cuidado y fortalecimiento de su salud.

En el caso de una empresa u organización, se deberá realizar un diagnóstico completo del sector, la competencia y capacidades internas. A partir de esta información y análisis respectivo, se propone una nueva visión, misión, valores, objetivos, estrategias, iniciativas, presupuestos, planes y controles de calidad de seguimiento. Normalmente, es un proyecto con más participación de las gerencias y áreas, con un nivel de detalle importante y requiere un compromiso de ejecución muy alto.

Finalmente, tres recomendaciones yugulares. La primera: Compromiso de la alta dirección, mente abierta, despejada, positiva, innovadora, realista y retadora, que permita lograr resultados más allá de lo evidente.

La segunda: Definir bien quiénes deben participar. Mi experiencia me dice que, a veces, se quiere hacer participar a muchas personas y los resultados no son los mejores. Que participe un pequeño comité, con personas que aporten y contribuyan y, sobre todo, que no obstaculicen. Luego, puede presentar los resultados, y solicitar sugerencias.

Tercero, no alargar el plazo más allá de lo necesario. Es un proceso que demanda esfuerzo y, a veces, el día a día hace que las prioridades cambien y el documento queda inconcluso o se termina sin la calidad esperada.

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